cara membuat izin sekolah
Cara Membuat Izin Sekolah: Panduan Lengkap dan Praktis
Membuat surat izin sekolah adalah keterampilan penting bagi orang tua dan siswa. Surat izin yang dibuat dengan baik memastikan ketidakhadiran siswa tercatat dengan benar dan menghindari potensi masalah administratif. Artikel ini memberikan panduan lengkap dan praktis tentang cara membuat surat izin sekolah yang efektif, informatif, dan sesuai dengan standar yang berlaku.
Elemen-Elemen Penting Surat Izin Sekolah:
Sebuah surat izin sekolah yang lengkap dan efektif harus mencakup elemen-elemen berikut:
-
Tanggal Pembuatan Surat: Letakkan tanggal pembuatan surat di bagian atas, biasanya di pojok kanan atas. Format tanggal yang umum digunakan adalah DD/MM/YYYY atau Bulan DD, YYYY. Contoh: 26/10/2023 atau October 26, 2023. Tanggal ini penting untuk keperluan arsip dan verifikasi.
-
Kepada siapa surat ini ditujukan: Tuliskan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Biasanya, surat ditujukan kepada wali kelas (contoh: Yth. Ibu/Bapak [Nama Wali Kelas]Wali Kelas [Kelas Siswa]), kepala sekolah (contoh: Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah [Nama Sekolah]), atau bagian administrasi sekolah (contoh: Yth. Bagian Tata Usaha [Nama Sekolah]). Pastikan penulisan nama dan jabatan benar.
-
Salam Pembukaan: Gunakan salam pembuka yang sopan seperti “Hormat kami” atau “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” (bila relevan).
-
Identitas Siswa: Bagian ini sangat krusial. Sertakan informasi lengkap mengenai siswa yang bersangkutan, meliputi:
- Nama Lengkap Siswa: Tuliskan nama lengkap siswa sesuai dengan yang tertera di kartu pelajar atau akta kelahiran.
- Kelas: Sebutkan kelas siswa secara jelas (contoh: Kelas VIII-A, Kelas 11 IPA 2).
- Nomor Induk Siswa (NIS) atau Nomor Induk Siswa Nasional (NISN): Cantumkan NIS atau NISN siswa untuk memudahkan identifikasi.
- Sekolah: Tuliskan nama sekolah tempat siswa belajar.
-
Maksud dan Tujuan Surat: Jelaskan secara singkat dan jelas maksud dari surat izin tersebut. Nyatakan bahwa siswa yang bersangkutan tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar (KBM) atau kegiatan sekolah lainnya. Contoh: “Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada hari [Tanggal] karena [Alasan].”
-
Alasan Ketidakhadiran: Ini adalah bagian terpenting dari surat izin. Alasan ketidakhadiran harus dituliskan secara jujur, spesifik, dan dapat diterima. Beberapa contoh alasan yang umum digunakan:
- Sakit: Jika siswa sakit, tuliskan “sakit” sebagai alasan. Sebaiknya, tambahkan keterangan singkat mengenai gejala yang dialami (contoh: demam, batuk, pilek). Jika memungkinkan, lampirkan surat keterangan dokter.
- Acara Keluarga: Jika siswa tidak dapat hadir karena ada acara keluarga penting (contoh: pernikahan saudara, pemakaman), jelaskan secara singkat acara tersebut.
- Keperluan keluarga: Alasan ini lebih umum dan dapat digunakan jika alasan ketidakhadiran tidak termasuk dalam kategori sakit atau acara keluarga. Contoh: “keperluan keluarga yang tidak dapat ditinggalkan.”
- Berobat: Jika siswa harus berobat ke dokter atau rumah sakit, tuliskan “berobat” sebagai alasan. Sebaiknya, sertakan informasi mengenai dokter atau rumah sakit yang dikunjungi.
- Hal Penting: Alasan ini sebaiknya digunakan dengan hati-hati dan hanya jika alasan ketidakhadiran benar-benar mendesak. Jelaskan secara singkat urusan penting tersebut.
-
Durasi Ketidakhadiran: Sebutkan secara jelas berapa lama siswa tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar. Tuliskan tanggal mulai dan tanggal berakhir ketidakhadiran. Contoh: “Pada tanggal 27 Oktober 2023 sampai dengan 28 Oktober 2023 (2 hari).” Jika hanya satu hari, tuliskan “Pada hari [Tanggal]”.
-
Harapan dan Penerapan: Sampaikan harapan agar siswa dapat kembali mengikuti kegiatan belajar mengajar seperti biasa setelah selesai izin. Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul akibat ketidakhadiran siswa. Contoh: “Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.”
-
Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan seperti “Salam saya,” atau “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” (jika relevan).
-
Tanda Tangan dan Nama Orang Tua/Wali: Surat izin harus ditandatangani oleh orang tua atau wali siswa. Tuliskan nama lengkap orang tua/wali di bawah tanda tangan. Jika siswa sudah cukup dewasa dan diizinkan oleh sekolah, siswa juga dapat menandatangani surat izin tersebut.
-
Nomor Telepon yang Dapat Dihubungi: Cantumkan nomor telepon orang tua/wali yang aktif dan dapat dihubungi oleh pihak sekolah jika diperlukan. Ini sangat penting untuk keperluan konfirmasi atau komunikasi lebih lanjut.
Contoh Surat Izin Sekolah (Sakit):
26 Oktober 2023
Yth. Ibu Ani, S.Pd.
Wali Kelas VIII-B
SMP Negeri 1 Jakarta
Dengan hormat,
Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya,
Nama: Budi Santoso
Kelas: VIII-B
NIS: 12345
Sekolah: SMP Negeri 1 Jakarta
tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada hari Jumat, 27 Oktober 2023, karena sakit demam dan batuk.
Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan]
Siti Aminah (Orang Tua/Wali) No Telp : 081234567890
Tips Tambahan:
- Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa informal dalam surat izin.
- Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan surat izin ditulis dengan tata bahasa yang benar dan ejaan yang tepat.
- Gunakan Kertas Bersih: Gunakan kertas yang bersih dan tidak kusut untuk membuat surat izin.
- Ketik atau Tulis Tangan dengan Rapi: Jika memungkinkan, ketik surat izin agar terlihat lebih profesional. Jika harus ditulis tangan, pastikan tulisan rapi dan mudah dibaca.
- Simpan salinan surat itu: Selalu simpan salinan surat izin untuk arsip pribadi.
- Konfirmasi ke Pihak Sekolah: Sebaiknya konfirmasi ke pihak sekolah (wali kelas atau bagian administrasi) setelah menyerahkan surat izin.
- Sesuaikan dengan Kebijakan Sekolah: Setiap sekolah mungkin memiliki kebijakan yang berbeda mengenai surat izin. Pastikan Anda mengetahui dan mengikuti kebijakan yang berlaku di sekolah anak Anda.
Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang efektif dan informatif, sehingga ketidakhadiran siswa tercatat dengan benar dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari. Selalu ingat untuk menulis surat izin dengan jujur dan bertanggung jawab.

